Hóa đơn điện tử xuất theo yêu cầu, gửi sau khi giao hàng

Hóa đơn VAT được xuất điện tử theo đúng thông tin doanh nghiệp và gửi qua email ngay sau khi giao hàng. Nên chuẩn bị sẵn và gửi chính xác tên công ty, mã số thuế và địa chỉ ngay từ lúc đặt hàng, vì việc xuất sai thông tin rồi phải xuất hóa đơn điều chỉnh luôn mất thêm thời gian so với việc cung cấp đúng ngay từ đầu.

Thanh toán chuyển khoản, đơn lớn có thể đặt cọc

Hình thức thanh toán phổ biến cho đơn doanh nghiệp là chuyển khoản. Với đơn hàng giá trị lớn, có thể đặt cọc một phần khi xác nhận đơn, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Với việc hạch toán, nên trao đổi trước với bên bán về thời điểm xuất hóa đơn tương ứng với đợt thanh toán nào, để khớp đúng với kỳ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Chốt đơn sớm để có đủ thời gian xử lý chứng từ

Với các công ty cần hạch toán chi phí quà tặng, phúc lợi trong cùng kỳ (ví dụ trước khi khóa sổ quý hoặc trước Trung thu), nên đặt hàng đủ sớm để có thời gian nhận hóa đơn, kiểm tra thông tin và xử lý trước hạn khóa sổ, thay vì đặt sát ngày rồi bị động chờ hóa đơn về kịp. Phần dự toán có thể lập trước từ giá niêm yết trong bảng giá và chiết khấu 2026, sau đó điều chỉnh lại theo mức chiết khấu áp cho đúng số lượng của công ty.

Giao nhiều địa điểm vẫn xuất được một hóa đơn

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cần giao theo danh sách nhiều địa điểm, việc giao hàng phân tán không ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn theo đúng thông tin công ty mẹ hoặc đơn vị đặt hàng. Nên thông báo trước danh sách địa điểm giao để bên bán sắp xếp vận chuyển và chứng từ đi kèm cho đúng. Cách lập danh sách điểm giao và những chỗ hay sai nằm trong bài giao bánh trung thu tới nhiều chi nhánh, nhà máy và điểm ở tỉnh.

Xem thêm các bước chuẩn bị trước khi đặt hàng số lượng lớn trong bài kinh nghiệm mua bánh trung thu sỉ, giá gốc cho doanh nghiệp.

Gửi đúng thông tin hóa đơn ngay khi đặt hàng

Bốn thông tin cần gửi chính xác ngay từ đầu: tên công ty đầy đủ theo đăng ký kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ trên giấy phép, và email nhận hóa đơn điện tử. Sai bất kỳ thông tin nào trong bốn cái này đều dẫn tới phải xuất hóa đơn điều chỉnh, và việc đó luôn mất thời gian hơn nhiều so với việc kiểm tra kỹ một lần lúc đặt hàng. Nên copy trực tiếp từ giấy phép kinh doanh hoặc từ hóa đơn cũ thay vì gõ lại theo trí nhớ.

Thống nhất trước thời điểm xuất hóa đơn

Nếu doanh nghiệp cần hạch toán chi phí trong một kỳ cụ thể, nên thống nhất với bên bán ngay từ khi đặt hàng về thời điểm xuất hóa đơn tương ứng với đợt thanh toán nào. Với đơn hàng có đặt cọc rồi thanh toán phần còn lại khi nhận hàng, việc xác định trước điều này giúp phần kế toán không bị lệch kỳ - đặc biệt khi đơn hàng nằm gần thời điểm khóa sổ quý.

Lưu chứng từ đi kèm ngoài hóa đơn

Ngoài hóa đơn, nên lưu lại biên bản giao nhận có xác nhận của đại diện doanh nghiệp, và bảng kê chi tiết mã bánh cùng số lượng nếu đơn hàng gồm nhiều thương hiệu và nhiều mức giá. Với đơn hàng quà tặng số lượng lớn chia nhiều nhóm người nhận, bảng kê này còn hữu dụng cho việc đối chiếu nội bộ khi phân phát quà, không chỉ cho mục đích kế toán. Bộ hồ sơ đầy đủ của một đơn quà Trung thu, từ tờ trình đến biên bản giao nhận, nằm trong bài hồ sơ một đơn quà Trung thu. Riêng phần điều kiện để khoản chi này được tính vào chi phí và cách xử lý thuế thu nhập cá nhân, xem chi phí quà Trung thu tặng nhân viên: bốn câu phòng kế toán hay hỏi.